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지난 3일 간 신입사원 교육이 IGM 에서 진행되었다. 교육 받았던 내용 중에 나중에 도움이 될 것 같다는 내용들만 모아서 정리를 해보려고 한다.
업무 시간관리 TIME 매트릭스
시간관리는 굉장히 중요한 요소인데, 직장에서도 시간관리는 정말 중요하다. 업무 수행에 걸리는 시간을 정확히 예측하고 시간 배분을 잘 하는 것이 능력의 한 요소로 평가받는다.
일을 처리하기 위해서, TIME 매트릭스를 활용한다. 아래 사진과 같은데,
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여기서 핵심은 중요한데 긴급하지 않은 업무들을 미리미리 해놓아야 한다는 것이다. 왜냐하면, 예를 들어, 보고서 제출이 다음주 금요일이라면 아직 시간적 여유가 있지만 미리미리 해놓아야 한다는 것이다. 그리고 회식 장소 예약하기는 그냥 퇴근하기 전이나, 점심먹고 짜투리 시간에 빠르게 처리하는 것이 중요하다.
또 다른 중요한 점은, 이런 중요하지만 일정이 남은 일들을 시작하는 것이다. 왜냐하면, 정보를 얻어야하거나, 도움이 필요한 업무일 수도 있고 그런 경우 시간의 여유가 생각보다 너무 중요해진다는 것이다. 그래서 이런 업무는 개시를 우선 한 이후, 업무를 천천히 진행해나가는 것이 중요하다고 할 수 있다.
업무 외 시간관리 _ 큰 돌 먼저
업무 외에 성장을 위한 시간 분배도 굉장히 중요하다. 하지만 시간은 항상 모자르다고 느껴지고, 우리는 다양한 것들을 포기하면서 지내게 된다. 이런 시간을 효율적으로 관리하기 위해서 '큰 돌'이라는 개념이 필요하다. 물병 안에, 큰돌과 작은 자갈들을 넣어야 한다고 해보자. 작은 돌들을 먼저 넣고 난 이후에 큰 돌을 넣으려고 하면 들어가지 않는다. 하지만 큰 돌을 우선적으로 넣으면 작은 돌들은 사이 사이에 자연스럽게 들어가게 된다.
그래서 우리가 해야하는 것은 일상생활 속에서 나의 성장을 위해서, 혹은 필수적으로 여기는 것들을 명확하게 '큰 돌'로 규정을 해놓고 우선적으로 배치하여야 한다는 것이다.
가령 나의 큰 돌은 '헬스장'과 '자기개발' 그리고 '가족'과의 시간이다. 아침 6시에 일어나서 헬스장을 가고, 퇴근하고 2시간 정도는 자기개발을 하는 시간을 꼭 가지고 나머지 시간에 나머지 것들을 처리하자는 것이다.
상사의 지시 이해하기, Why 의 중요성
상사의 의중을 파악하고, 나의 업무의 끝 방향을 상사의 방향과 일치시키는 것은 굉장히 중요하다. 하지만 상사의 지시는 명확하게 내려오는 것보다 불명확하게 내려올 때가 더 많다. 그런 경우 질문하는 것도 중요하지만 why 를 활용하는 것도 굉장히 중요하다.
예를들어 A 제품군의 판매전략 보고서를 가져오라고 지시를 받았다면, 다음과 같은 why 질문들을 해볼 수 있다. 왜 해당 판매전략 보고서를 이 시점에 필요하다고 하신 걸까? 올해 해당 제품의 판매 실적이 예상치보다 좋지 않았구나 그렇다면 왜 판매량이 저조했을까? 경쟁사에서 신제품을 출시했구나, 그 신제품을 이기기 위해서는 어떤 전략이 필요할까? ... 이런식으로 why 를 이어서 진행할 수 있다는 것이다.
올바른 질문 방법 SMART
Specific 구체성
이 프로젝트를 완수했을 때, 팀장님이 그리시는 구체적인 그림은 어떤 것인가요?
Mesurable 측정
프로젝트의 성공 여부는 무엇으로 판단하시나요?
Attainable 실현가능
이 목표를 실현하는데 고려해야할 제약사항은 무엇일까요?
R 연관성
이 프로젝트는 올해 우리 조직의 목표와 어떤 연관이 있나요?
T 시간
언제까지 어떤 부분을 완성해야 할까요?
장기적인 성장을 위한 초석 Grit
Grit 은 장기적이고 의미 있는 목표를 끝까지 해내는 열정과 끈기라고 할 수 있다.
장기간에 걸쳐 목표를 추구하고 포기하지 않는 것이 중요하다.
행동유형
행동유형에 따라서 사람들은 정말 다르게 생각하고 행동한다. 피플형 아이디어형 프로세스형 액션형이 있다.
PREP 내용 구성법
PREP 으로 내용을 구성하면 상대방이 정말 쉽게 이해할 수 있다.
Point
Reason
Example
Point
이 외에도, 단문으로 말하기 & 주어 포함하기 등이 내용 구성법에 도움이 되는 것들이다.